Pour animer autrement vos réunions d’équipes : l’animation déléguée
Jean-Louis Sentin
L’animation déléguée (1) est la délégation en cascade des principales composantes de la fonction d’animation à travers la répartition de quelques rôles-clés.- Généralement, le patron prend spontanément et dans sa globalité le rôle d’animateur quand il réunit son équipe.
- Il n’a pas forcément raison, surtout s’il ne perçoit pas précisément la complexité de ce rôle.
- D’autant que l’animation consomme une grande partie de son énergie et limite sa disponibilité pour être lui-même, avec sa spécificité de chef, pleinement un participant.
- Par ailleurs, une telle option entretient le préjugé que le pouvoir est lié l’animation alors que celle-ci n’est qu’un service rendu au groupe afin de l’aider à être plus efficace.
- Enfin, elle risque d’inhiber les collaborateurs.
- Dans tous les cas, elle prive l’équipe et le manager d’expérimenter des modes de fonctionnement différents qui s’avèrent souvent plus efficaces après une période de rodage.
- Notamment parce qu’ils permettent à chacun d’être simultanément « dans tous ses Etats », c’est-à-dire de mobiliser la créativité de son "Enfant", la compétence de son "Adulte", la responsabilité de son "Parent" (cf les Etats du Moi).
- Nous préférons ce mot à celui « d’animateur » car il exprime bien l’idée que celui qui « facilite » n’occupe pas une position « haute », une fonction d’autorité, mais qu’il est là pour rendre plus fluide et plus productif le travail du groupe.
- L’essentiel de son rôle consiste à veiller à ce que les principes de fonctionnement de la réunion, la qualité du processus soient respectés.
- Il peut déléguer toutes les autres composantes de sa responsabilité.
La fonction d’hôte:
- Par délégation du faciliteur, l’hôte assure la logistique de la réunion : convocation, ordre du jour, mise à disposition d’une salle et du matériel nécessaire, café, etc…
La fonction de cadenceur :
- Par délégation du faciliteur, le cadenceur prend en charge la gestion ou tout au moins la conscience du temps. Nous préférons le mot de « cadenceur » à celui, généralement utilisé, de « gardien du temps » car il induit plus de souplesse, plus d’harmonie avec le rythme spécifique de chaque phase du travail du groupe.
La fonction de pousse-décision :
- Là encore, le faciliteur peut prendre sur lui de presser le groupe afin qu’il produise un résultat dans les délais impartis. Là encore, l’expérience montre qu’il a intérêt à déléguer cette tâche à un « pousse-décision ».
- Le pousse-décision est en principe celui qui rédige le PV de la séance en temps réel. Ce qui justifie pleinement qu’il dise : « Nous sommes arrivés au bout du temps consacré à cette question. Qu’est-ce que j’écris ? »
La fonction de méta observateur :
- Le terme de méta-observateur est un peu abscons, mais nous n’en avons pas trouvé à ce jour de meilleur.
- A la fin de la réunion, le méta-observateur dispose de quelques minutes pour exprimer son opinion subjective sur la manière dont la réunion s’est déroulée : comment le faciliteur et ses délégataires ont-ils tenu leur rôle ? Les règles de fonctionnement ont-elles été respectées ? La parole a-t-elle circulé de manière fluide et répartie ? Comment chaque participant s’est-il comporté ? Le groupe a-t-il révélé des synergies ? L’efficacité était-elle au rendez-vous ?
- Et comme il est moins intéressant de critiquer le passé que d’améliorer l’avenir, quelles options le méta-observateur suggère-t-il à chacun pour la prochaine réunion?
- Le groupe écoute ce que dit le méta-observateur sans lui répondre. Certes, son point de vue est discutable, mais c’est un cadeau de recevoir un feedback et des options de progrès alors que, le plus souvent, les critiques fusent par derrière et que celui qui en est l’objet est le dernier informé.
Un processus d’apprentissage et de responsabilisation individuels et collectifs
- Outre leur responsabilité particulière, le faciliteur, l’hôte, le cadenceur, le pousse-décision et le méta-observateur sont par ailleurs des participants comme les autres.
- Toutes ces fonctions étant tournantes, chacun a l’occasion de les expérimenter sur une période de quelques semaines ou de quelques mois. Ce qui est très formateur et très responsabilisant, tant pour les individus que pour l’équipe.
La mission du consultant
- La mission du consultant est d’amener l’équipe à s’approprier le mode de fonctionnement de l’animation déléguée en 3 à 5 séances.
(1) Conçue par notre confrère et ami Alain Cardon